Slim je printerzaken regelen: van MPS tot een printer leasen

Of je bedrijf nu groot of klein is, net opgericht of al langer bestaat: printen moeten we allemaal. Er moet dus minimaal één printer worden aangeschaft, vervangen en/of onderhouden. Hoe regel je dat nou het beste, op een manier die passend is voor jouw situatie? Grofweg heb je drie opties: je besteedt alles uit, je regelt de hele boel zelf of je besteedt een deel uit. In dit artikel lees je er meer over.

MPS: management print services

Heb je weleens gehoord van managed print services? Managed print services wordt ook wel MPS genoemd, dit is een dienst die je ontzorgt op het gebied van printerbeheer. Daarbij kun je aan van alles denken: van het kiezen van de juiste printer(s) tot de installatie en het onderhoud ervan. En van hulp bij storingen tot tijdige levering en het plaatsen van cartridges of toners. Zelfs het leveren van papier behoort tot de mogelijkheden.

Ben jij liever met je core business bezig dan met allerlei randzaken, hoe belangrijk ze ook zijn? Heb je de mankracht niet om je met printergedoe bezig te houden of te veel printers in je bedrijf om te managen? Dan kan MPS een goede optie zijn. Nog drie voordelen:

• Je krijgt te maken met vaste, maandelijkse kosten in plaats van hoge initiële investeringen en variabele kosten. Fijn als je van zekerheid houdt.
• Je bent zeker van goede printers, passend bij jouw printgedrag. Dit levert vaak een kostenbesparing op.
• MPS biedt via software inzicht in je afdrukverbruik. Daardoor kan je sneller actie ondernemen om minder papier, elektriciteit en inkt te verbruiken. Je ecologische voetafdruk verkleinen wordt zo een stuk makkelijker.

Lastig van een MPS kan zijn dat je een contract moet afsluiten. Heb je aan alle details gedacht? ‘Hoe zit het als…?’ Het is handig om genoeg tijd te reserveren om verschillende scenario’s uit te denken en alles goed af te spreken. Daarnaast is het, als je een klein bedrijf hebt, mogelijk interessanter om een kleinere printer te kopen. Zo behoudt je je flexibiliteit. Maar als een goedwerkende printer juist van groot belang is, dan kan MPS zelfs voor de kleinste MKB’ers een optie zijn.

Zelf je printers kopen en beheren

De andere kant van het spectrum is die van de ‘handige doe-het-zelver’. Alles zelf doen dus. Alle taken die we hiervoor opsomden, kan je prima zelf of door bijvoorbeeld je ICT-afdeling of technische dienst (als je die hebt) laten uitvoeren.

Het voordeel hiervan is dat je alles zelf in de hand hebt en naar eigen inzicht kunt inrichten. Voorwaarde is wel dat je er tijd voor wilt of kunt vrijmaken. En check even: heb je zin om je te verdiepen in printers, de installatie ervan, drivers, onderhoud en alles eromheen?

Delen zelf doen, zoals een printer leasen

Hierboven schetsten we twee uitersten. Tussenvormen zijn er natuurlijk ook. Je kunt bijvoorbeeld een printer leasen. Waarom je dat zou doen?

De twee belangrijkste voordelen zijn dat je met vaste, maandelijkse kosten te maken krijgt in plaats van met een grote startinvestering en onvoorspelbare, variabele kosten. Daarnaast gebruik je gegarandeerd een nieuw model, passend bij jouw behoeftes. Nadelen zijn er ook: de printer wordt niet jouw eigendom, er is dus geen sprake van een restwaarde. Daarnaast ben je, als je aan het eind van je contractperiode alle maandbedragen bij elkaar optelt, mogelijk duurder uit dan dat je de printer had gekocht. Bedenk ook dat je alle overige printerzaken, zoals het voorraadbeheer van je papier en inktcartridges of toners, nog steeds zelf regelt.

Vind je het lastig om in te schatten of een printer leasen voor jou een goed idee is? Neem een professionele partij in de arm. Die kan je, op basis van jouw wensen en het printgedrag binnen je bedrijf, het beste advies geven.

Offertes en oplossing op maat

Je weet nu welke opties je hebt om je printzaken slimmer te regelen. Bedenk vooral hoeveel tijd je wilt of kunt besteden aan je printers. Vraag offertes aan en laat je adviseren over een oplossing op maat!