Slimmer en efficiënter verpakken

Efficiënt werken zit vaak in kleine verbeteringen. Dat geldt ook voor het verpakken en verzenden van producten. Bedrijven kijken bij procesoptimalisatie al snel naar software, automatisering en logistieke systemen, terwijl er ook op de verpakkingsafdeling veel winst te behalen valt.

Een paar seconden tijdverlies per bestelling lijkt weinig. Hetzelfde geldt voor iets te veel verpakkingsmateriaal of een doos die nét wat te groot is. Bij tientallen of honderden zendingen per dag lopen die kleine verschillen echter snel op.

Door het verpakkingsproces slimmer in te richten, kun je tijd besparen, materiaalverspilling beperken en de kans op transportschade verkleinen.

Breng het huidige proces in kaart

Voordat je iets verandert, is het verstandig om eerst te kijken hoe er nu wordt gewerkt. Volg een bestelling vanaf het moment dat deze wordt verzameld totdat het pakket klaarstaat voor verzending.

Let bijvoorbeeld op hoeveel handelingen medewerkers uitvoeren. Moeten zij regelmatig heen en weer lopen om dozen, tape of beschermingsmateriaal te pakken? Moeten ze vaak zoeken naar het juiste formaat verpakking? Of verschilt de werkwijze sterk per medewerker?

Juist dit soort kleine inefficiënties zorgen op grote schaal voor onnodig tijdverlies.

Door het proces stap voor stap te bekijken, wordt snel duidelijk waar verbeteringen mogelijk zijn.

Zorg dat materialen binnen handbereik liggen

Een logische werkplek maakt een groot verschil. Materialen die dagelijks worden gebruikt, moeten gemakkelijk bereikbaar zijn.

Denk daarbij aan:

• Dozen in veelgebruikte formaten;
• Beschermingsmateriaal;
• Etiketten en verzendlabels;
• Scanners;
• Afsluitmaterialen;
• Hulpmiddelen zoals dispensers.

Wanneer medewerkers alles binnen handbereik hebben, hoeven zij minder te lopen en kunnen zij bestellingen sneller verwerken.

Kijk ook naar de volgorde waarin materialen op de werkplek staan. Idealiter sluit de inrichting aan op de volgorde van het verpakkingsproces.

Kies materialen op basis van gebruik

De goedkoopste verpakking is niet automatisch de voordeligste keuze. Materiaal dat lastig verwerkt, slecht hecht of onvoldoende bescherming biedt, kan uiteindelijk juist meer kosten veroorzaken.

Dat geldt bijvoorbeeld voor verpakkingstape. Welke tape geschikt is, hangt onder andere af van het type doos, het gewicht van de inhoud en de omstandigheden tijdens opslag en transport. Leveranciers zoals JIP SNEL bieden verschillende oplossingen voor uiteenlopende verpakkingssituaties.

Kijk daarom niet alleen naar de prijs per rol of doos. Houd ook rekening met gebruiksgemak, verwerkingstijd en betrouwbaarheid.

Een materiaal dat iets duurder is maar sneller en consistenter werkt, kan in de praktijk voordeliger zijn.

Werk met standaard verpakkingsmethodes

Wanneer iedere medewerker producten op zijn eigen manier verpakt, ontstaan verschillen in kwaliteit en materiaalgebruik.

Standaardisatie zorgt voor meer rust en duidelijkheid. Bepaal voor veelvoorkomende producten bijvoorbeeld:

• Welk doosformaat wordt gebruikt;
• Hoeveel beschermingsmateriaal nodig is;
• Hoe de doos wordt afgesloten;
• Waar het verzendlabel wordt geplaatst.

Dat hoeft geen uitgebreide handleiding te worden. Een korte werkinstructie bij de verpakkingsplek is vaak al voldoende.

Nieuwe medewerkers kunnen hierdoor bovendien sneller zelfstandig werken.

Gebruik niet standaard een te grote doos

Een te grote verpakking zorgt op meerdere manieren voor verspilling. Er is meer karton nodig, er moet extra opvulmateriaal worden gebruikt en het pakket neemt meer ruimte in tijdens opslag en transport.

Daarnaast kunnen producten gemakkelijker bewegen wanneer er te veel lege ruimte in de doos zit. Dat vergroot de kans op schade.

Bekijk daarom regelmatig of de gebruikte doosformaten nog aansluiten op het assortiment. Zeker bij bedrijven waarvan het productaanbod in de loop der jaren is veranderd, kunnen oude verpakkingsstandaarden inefficiënt zijn geworden.

Een kleine aanpassing in doosformaat kan bij grote aantallen zendingen een aanzienlijk verschil maken.

Houd voorraad overzichtelijk

Een efficiënt verpakkingsproces valt of staat met een goede voorraad. Wanneer medewerkers halverwege hun werk ontdekken dat een veelgebruikt materiaal op is, ontstaat vertraging.

Houd daarom bij welke materialen het vaakst worden gebruikt en hoe snel de voorraad afneemt. Stel indien mogelijk minimale voorraadniveaus vast.

Door op tijd te bestellen, voorkom je spoedbestellingen en tijdelijke oplossingen met materialen die eigenlijk minder geschikt zijn.

Tegelijkertijd is het niet nodig om tientallen verschillende varianten op voorraad te houden. Een overzichtelijk assortiment maakt zowel inkopen als werken eenvoudiger.

Kijk naar retouren en schade

Snel verpakken heeft weinig waarde wanneer producten beschadigd bij de klant aankomen. Houd daarom bij waarom bestellingen retour komen en hoe vaak transportschade voorkomt.

Wanneer bepaalde producten regelmatig beschadigd raken, kan dat een aanwijzing zijn dat de huidige verpakking niet goed genoeg aansluit.

Andersom kan ook blijken dat sommige producten veel zwaarder worden verpakt dan noodzakelijk. In dat geval wordt onnodig veel materiaal gebruikt.

Door retourgegevens mee te nemen in het verpakkingsproces kun je de balans vinden tussen bescherming, snelheid en kosten.

Maak kleine verbeteringen meetbaar

Procesoptimalisatie hoeft niet meteen groots te zijn. Juist kleine aanpassingen kunnen veel opleveren wanneer ze iedere dag tientallen of honderden keren worden herhaald.

Meet bijvoorbeeld hoeveel pakketten een medewerker gemiddeld per uur verwerkt. Kijk daarna wat er gebeurt wanneer de werkplek anders wordt ingericht of wanneer materialen worden gestandaardiseerd.

Ook materiaalgebruik kan worden gemeten. Wanneer per pakket minder karton, opvulling of tape nodig is zonder dat de kwaliteit achteruitgaat, levert dat structurele besparingen op.

Denk vooruit bij groei

Een verpakkingsproces dat prima werkt bij twintig bestellingen per dag, hoeft niet automatisch geschikt te zijn voor honderd of vijfhonderd bestellingen.

Bedrijven die groeien, doen er daarom goed aan om tijdig naar schaalbaarheid te kijken. Kan de huidige werkplek grotere volumes aan? Zijn materialen snel genoeg beschikbaar? En zijn de werkwijzen duidelijk genoeg om nieuwe medewerkers snel in te werken?

Door die vragen vroeg te beantwoorden, voorkom je dat de verpakkingsafdeling later een knelpunt wordt.

Slimmer verpakken draait uiteindelijk niet alleen om snelheid. Het gaat om een proces dat logisch, betrouwbaar en schaalbaar is. Met duidelijke werkwijzen, geschikte materialen en een goed ingerichte werkplek kunnen bedrijven tijd besparen, verspilling verminderen en tegelijkertijd de kwaliteit van hun verzendingen verbeteren.